Кадровое делопроизводство с нуля

Бизнес офлайн
Содержание
  1. Этапы создания кадрового делопроизводства
  2. Изучение всей полноты информации о кадровом делопроизводстве
  3. Изучение учредительной документации
  4. Определение перечня документации
  5. Трудоустройство директора
  6. Составление основной документации
  7. Разработка типового бланка трудового соглашения
  8. Подготовка прочей документации
  9. Решение о нюансах ведения трудовых книжек
  10. Оформление сотрудников
  11. Видео: Семинар
  12. Кадровый учет в организации: пошаговая инструкция
  13. №1 Изучение информации о делопроизводстве
  14. №2 Изучение документации
  15. №3 Определение перечня документации при организации кадрового дела с нуля
  16. №4 Трудоустройство директора
  17. №5 Составление основной документации
  18. №6 Разработка типового бланка трудового соглашения
  19. №7 Подготовка прочей документации для кадрового учета с нуля пошагово
  20. №8 Принятие на работу сотрудников
  21. Дополнительные моменты
  22. Рекомендации по порядку
  23. Новые требования к кадровой работе с нуля: с чего начать
  24. Законодательная база
  25. С чего начать аудит локальных актов компании
  26. Перечень нормативных актов, на которых строится кадровая работа
  27. Документы
  28. Инструкция по кадровому делопроизводству 2020 — скачать или разработать самостоятельно?
  29. Регламентация
  30. Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
  31. Кто ответственен за ведение кадрового документооборота в организации с нуля
  32. Какие локальные акты должны быть в организации
  33. Кадровое делопроизводство в 2020 году
  34. Штатное расписание и отпуска
  35. Как ведется учет
  36. Ответственность за отсутствие




Этапы создания кадрового делопроизводства

Ответственность за создание кадрового делопроизводства может быть возложена на нескольких сотрудников. Это создатель компании, ее руководитель, бухгалтер и руководитель офиса. Независимо от того, кто отвечает за эту работу, создание делопроизводства предполагает наличие опыта и знаний. Рассмотрим этапы управления человеческими ресурсами в организации.

Какие ошибки возникают в управлении персоналом ?

Изучение всей полноты информации о кадровом делопроизводстве

Сотруднику потребуются следующие ресурсы:

  • Нормативные акты: трудовое право, кадровая документация. Все правила нужно обновить. Они необходимы для соблюдения закона при создании кадрового делопроизводства.
  • Пособия, книги по офисной работе.
  • Программа кадрового учета. Самая распространенная — 1С. Однако, помимо нее, существует множество других программ, в том числе и тех, которые по функциональности превосходят 1С. Преимущество 1С в том, что специалисты по обслуживанию систем есть в каждом городе.

Все справочные материалы доступны бесплатно, но вам необходимо будет приобрести программное обеспечение.

Изучение учредительной документации

ВАЖНЫЙ! Инструкции по управлению персоналом КонсультантПлюс доступны по ссылке

Сотрудник, устраивающий офисную работу, должен взять у начальника копии учредительных документов. Кадровая документация составляется именно на их основе.

Информация о порядке приема на работу директора взята из Устава. Там же вы можете увидеть другие условия работы:

  • Порядок определения заработной платы.
  • Срок заключения трудового договора.

Устав может определять порядок набора ключевых специалистов, составление штатного расписания.

Определение перечня документации

Список необходимой документации необходимо согласовать с руководством. Именно с директором должны согласовываться желаемые условия во внутреннем регламенте, во внутреннем регламенте. Рассмотрим документы, которые необходимо оформить в обязательном порядке:

  • Приказы, влияющие на деятельность сотрудника. Например, это могут быть приказы о приеме на работу, увольнение, перевод на другую должность. Эти документы будут храниться 75 лет.
  • Штатные заказы. Срок сохранения квалификации — 3-5 лет.
  • Карты Т-2, в которые заносятся данные о сотрудниках.
  • Трудовые книжки.
  • Трудовые контракты.

Эти документы должны быть инициированы компанией, независимо от ее размера.

Трудоустройство директора

Генеральный директор — первый сотрудник компании. Если работник поступает на службу на конкурсной основе, с ним заключается трудовой договор. Соглашение заключает председатель выборного органа.

Если у компании есть учредители, с ними подписывается договор. Если руководитель одновременно является учредителем и индивидуальным предпринимателем, он подписывает договор и для работника, и для работодателя. В документе должна быть указана дата начала дежурства директора.

Составление основной документации

Вам потребуется оформить ряд документов:

  • штатный стол;
  • внутренний регламент в компании;
  • другие правила внутреннего распорядка.

Документы необходимо согласовать с директором. После внесения всех изменений документы утверждаются. Образцы документов можно найти в Интернете.

Штатное расписание составляется в единой форме. Однако при желании руководитель может оставить разработку локального акта на свое усмотрение. К нему можно добавить вспомогательные столбцы. В штатном расписании прописана следующая информация:

  • Должность.
  • Количество штатных единиц.
  • Размер зарплаты.
  • Надбавка работнику.

Все позиции в расписании должны быть перечислены в порядке важности. Первым в списке идет генеральный директор, а последним — обслуживающий персонал (например, уборщицы).

В графике работы необходимо закрепить график работы компании. Например, это может быть посменная работа. При необходимости в документ могут быть включены нюансы деловой этики, требования к внешнему виду сотрудников.

необходимо подготовить бухгалтерские журналы. В частности, выполняются следующие действия:

  1. Нумерация.
  2. Шнуровка страниц.
  3. Свяжите документ печатью.

Нумерация должна быть непрерывной. Все листы должны быть пронумерованы. После этого нужно скрепить все листы, включая обложку. Хвостики появляются за пределами журнала. Их нужно спрятать листом бумаги. На нем необходимо указать количество листов в журнале. Также должна присутствовать подпись руководителя или сотрудника, ответственного за хранение документа. В дневнике также необходимо записать дату начала его обслуживания, название компании.

Разработка типового бланка трудового соглашения

Все условия труда сотрудников необходимо вводить в стандартную форму. Например, это могут быть следующие элементы:

  • Место работы.
  • Рабочие часы.
  • Заработная плата: размер и порядок выплат.
  • Бонусы, предоставляемые работодателем.

Форма также включает следующую информацию:

  • название компании, ее юридическое и реальное местонахождение;
  • ФИО сотрудника;
  • должность, на которую нанят сотрудник;
  • срок, на который заключен договор;
  • вид трудового договора (основная работа или подработка);
  • рабочие обязанности.

ВАЖНЫЙ! Все условия, указанные в форме, должны соответствовать закону. В противном случае они недействительны. В противном случае работодатель может внести любую информацию в договор.

Подготовка прочей документации

Для дальнейшей работы персонала потребуются дополнительные документы:

  • бухгалтерские книги;
  • соглашения об ответственности;
  • бланки заказов и так далее.

Примеры документов также можно найти в Интернете.

Решение о нюансах ведения трудовых книжек

На первых порах менеджер может позаботиться о ведении трудовых книжек. Это должно быть записано в порядке, соответствующем принятию на себя ответственности. Заказ необходимо оформить. В противном случае компания будет оштрафована. В дальнейшем ответственность за ведение бухгалтерского учета может быть передана другим сотрудникам.

Оформление сотрудников

Все граждане принимаются на государственную службу на конкурсной основе. Подробности этапов конкурса отражены в «Положении о конкурсе на замещение вакансии на государственной гражданской службе Российской Федерации», утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 01.02.2005 г. 112, а также ст. 22 Федерального закона № 79-ФЗ.

С гражданами, успешно прошедшими конкурс на замещение должности, составляется и подписывается служебный договор на основании акта государственного органа о назначении должности. Этот документ представляет собой договор между представителем работодателя и лицом, поступающим на государственную службу.

Содержание и форма служебного договора определяются статьей 24 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Для заключения договора оказания услуг гражданин предоставляет:

  • заграничный пасспорт;
  • СНИЛС;
  • ЖЕСТЯНАЯ БАНКА;
  • документы о военном учете;
  • документы об образовании;
  • трудовая книжка, за исключением первого вступления в службу (работа;
  • заполненная анкета установленной формы;
  • заявление о приеме на государственную службу.

Видео: Семинар

Кадровый учет в организации: пошаговая инструкция

Когда мы предлагаем использовать наши рекомендации и шаги, перечисленные ниже, мы говорим о двух случаях.

  • Когда вы уже возглавляете компанию, но понимаете, что набор персонала происходит «как-то», т.е нет определенной системы, а все документы хранятся хаотично. Сначала нужно заказать аудит, выявить ошибки и нарушения, которые следует устранить, и только потом начинать восстановление всей системы с нуля.
  • Вы только начинаете бизнес или, в случае индивидуального предпринимателя, нанимаете первого сотрудника — с его появлением сразу следует организовать офисную работу.

А теперь перейдем к шагам.

проходы офиса

№1 Изучение информации о делопроизводстве

Во-первых, мы рекомендуем вам определиться с человеком (или отделом, если штат большой), который будет хранить документы. В настоящее время нет утвержденных государством правил, регулирующих, сколько кадровиков должно выполнять деятельность организации. За кадром есть рекомендация: один человек на 200 сотрудников. Но при этом все зависит от многих условий, например, от текучести кадров, профиля сотрудников — насколько они разные.

READ  Типы финансовой устойчивости предприятия

Определившись с доверенным лицом, необходимо предоставить ему полную информацию о работе в офисе. То есть о том, как идет прием и увольнение по закону. Поэтому ответственному человеку понадобятся:

  • все нормативные акты должны быть изучены. Это ТК РФ, трудовое право — все в последней редакции. Это необходимо для соблюдения закона;
  • дополнительных книг не требуется, но желательно освоить основы профессии кадровика, особенно если поручаете работу «по совместительству». Обратной стороной этого решения является то, что сотрудник не является специалистом. Если вам нужен профессиональный бизнес, лучше всего обратиться в офис, который предоставляет услуги по обучению и подбору персонала. Это компания «Группа корпоративных достижений». Справиться с ними намного лучше, эффективнее и быстрее, чем читать и изучать все правила и документы;
  • установка компьютерной программы и ее разработка. Самый простой и функциональный вариант, понятный на интуитивном уровне — 1С. Курсы по освоению программного обеспечения можно пройти за короткий период в 1 месяц.

№2 Изучение документации

В пакет учредительных документов входят все документы с указанием наименования компании, вида организации деятельности и устава. Здесь вы можете получить полную информацию, касающуюся:

  • порядок определения размера заработка;
  • срок заключения трудового договора.

Какие аспекты также следует учитывать, уточняйте на этом этапе:

  • Имя руководителя, должность. Недопустимо использовать полное название в одном документе и сокращать или изменять во втором.
  • Определение работодателем уполномоченного лица, которое может принимать решения о приеме на работу.

Вторая проверка довольно проста: тот, кто указан руководителем в трудовом договоре, обязан поставить свою подпись при приеме.





№3 Определение перечня документации при организации кадрового дела с нуля

Это серия документов, которые необходимо подавать каждый раз, когда вас нанимают на должность и при взаимодействии с сотрудником. Что мы имеем в виду в этом пакете.

  • Приказы по персоналу и его трудоустройству. Самые простые — это зачисление, увольнение и перевод. Это также может включать другие промежуточные формы. По закону они хранятся 75 лет, поэтому их нужно разложить и хранить в надежном месте.
  • Постановления, регулирующие выполнение трудовой функции, обязанности. Это предоставление отпуска или больничного листа, командировка, наложение взыскания (штрафа, предупреждения), перенос на обучение. Срок годности 5 лет.
  • Персональные карты сотрудника Т-2. Карточка запускается для полного кадрового учета. Он состоит из 4 страниц по 11 тематических блоков.
  • Составленные рабочие тетради, медицинские записи и справки о состоянии здоровья по мере необходимости.
  • Трудовые договоры, договор.

Такой пакет должен быть у каждого бизнеса, от скромного индивидуального предпринимателя до крупной корпорации.

№4 Трудоустройство директора

Это главный лидер, главное лицо. Он также является первым, кто занял эту должность. При приеме на работу менеджер заключает договор с учредителями, если это ООО, или с самим собой, если это индивидуальный предприниматель. Перечень документации на него не должен быть меньше, чем на других сотрудников. После этого арендатором может выступать сам управляющий.

№5 Составление основной документации

Сейчас вы уже начинаете работать над состоянием и тем, какие условия оно найдет. Первое, что нужно сделать — это разработать штатное расписание. С помощью этого документа вы можете систематизировать и распределить количество вакансий, понимая потребность в персонале. Главный вопрос, на который необходимо ответить, — какие человеческие ресурсы и функции нужны менеджеру?

Вот граница между тем, кто в государстве, и тем, кто за ним стоит. Самозанятый работник не регулируется принятыми в компании нормативными актами, есть гражданско-правовые отношения.

норма для работы

Единственная форма, в которой составляется штатное расписание — Т-3. В нем указывается количество единиц человеческого труда, требуемая специальность с указанием квалификации, конкретный вид деятельности, возложенной на работника, а также ставка — она ​​может быть полной, неполной, например 0,25.

В основной пакет документации также входят:

  • правила порядка в организации (режим работы, внешний вид сотрудников, деловая этика);
  • бухгалтерские записи.

№6 Разработка типового бланка трудового соглашения

Работодателю будет намного удобнее проинформировать об особенностях контракта, когда все его детали подробно разъяснены в стандартном документе. Поэтому рекомендуется, чтобы пример содержал следующую информацию (или поля для заполнения).

  • Место — название, юридический адрес.
  • Рабочее время.
  • Размер заработной платы и указание плана выплат, например аванс и остаток.
  • Бонусы, полученные сотрудником.
  • ИМЯ И ФАМИЛИЯ и другие персональные данные, относящиеся к кандидату на должность.
  • Вакансия.
  • Срок действия контракта ограничен или неограничен.
  • Должностные обязанности являются наиболее подробным пунктом, поскольку вы не имеете права требовать большего, чем указано в контракте.

Все вышеперечисленное подчиняется строгому правилу: ничто не должно противоречить законодательству Российской Федерации.

№7 Подготовка прочей документации для кадрового учета с нуля пошагово

Их еще называют локальными нормативными актами, то есть те документы, которые понадобятся на уровне самого предприятия, а не для обмена с другими учреждениями. Они также важны, потому что регулируют обязанности и права сторон контракта, но они столь же абстрактны. Дело в том, что единого списка нет, он разрабатывается в индивидуальном порядке, но есть рекомендации и правила.

  • Только индивидуальные предприниматели вправе отказаться от местной документации, а значит, при условии, что предприниматель включит всю информацию в трудовой договор.
  • К обязательным относятся: регламент, заработная плата, конфиденциальность данных.
  • Эти акты могут быть приняты только с одобрения представительного органа трудящихся. Но поскольку мы даем подробную инструкцию по подбору персонала с нуля, то в итоге такого органа на предприятии просто нет.
  • Любой документ, который имеет какое-либо отношение к деятельности, правам и обязанностям работника, должен быть оформлен или предоставлен для чтения, а также должен быть задокументирован личной подписью работника.

Кроме того, на этапе подготовки необходимо принять решение о том, кто будет вести записи всех рабочих тетрадей. Возложение обязательств должно быть оформлено постановлением.

№8 Принятие на работу сотрудников

Мы подходим к заключительному этапу: найму. Это предполагает, что все предыдущие процедуры были выполнены успешно. Упростите и ускорьте процесс, так как нет необходимости связываться с какой-либо аудиторской организацией.

Недостаточно просто пройти собеседование, сказать «Вы приняты» и подписать контракт. Также вам потребуется подготовить документацию:

  • трудовой договор — подписывается обеими сторонами;
  • положение о приеме на работу;
  • записать в трудовую книжку.

Алгоритм следующий:

  • во-первых, стоит принять заполненную анкету соискателя от руки;
  • затем знакомится со всеми местными документами — под подпись принимает;
  • заключение и подписание договора, обсуждение нюансов и корректировка;
  • заполнение карточки по форме Т-2 для картотеки кадрового учета;
  • создание личного файла.

Это обязательный набор. После его регистрации все необходимо отнести в бухгалтерию, где сотрудник занесен в списки лиц, получающих зарплату. Все проблемы с зарплатой отныне будут решаться через бухгалтера. После заполнения пакет документов возвращается кадровику для бережного хранения и систематизации.

Дополнительные моменты

Для оптимизации работы кадровых служб, в целях предоставления им информации с марта 2020 года государственным служащим предоставляется официальное использование Федеральной государственной информационной системы «Единая информационная система управления персоналом государственной гражданской службы Российской Федерации».

Рекомендации по порядку

Перед заключением служебного договора сотрудник отдела кадров обязан ознакомить гражданина, поступающего на государственную службу, со всеми нормативными актами государственного органа и другими документами, относящимися к исполнению должностных обязанностей.

После назначения на должность специалист отдела кадров выдает сотруднику справку установленного образца.

Новые требования к кадровой работе с нуля: с чего начать

работать с персоналом

Посмотрим, что изменилось в 2019 году. Эта информация необходима, так как все законодательные акты регулярно обновляются: мало что может измениться, а может быть, что-то серьезное. Именно по этой причине мы не рекомендуем нанимать сотрудника по кадрам совместно с бухгалтером или другой должностью, а действуем двумя способами: либо оформить отдел кадров отдельно, либо заказать услуги аутсорсинговой компании — специалистов своего дела точно знаю все новости офисной работы.

READ  Делегирование полномочий и ответственности: что это и как делегировать

В настоящее время он еще не вступил в силу, но активно рассматривается новый закон. По нему предполагается, что работодатель сможет отправлять заказы и другие действия с помощью электронного документооборота, например, по почте. А получение письма, цифровой ответ на него будет означать письменное согласие сотрудника. Но этот вариант применим только к тем кандидатам, которые согласились.

Таким образом, ряд процессов может стать электронным и, по сути, полуавтоматическим, например:

  • допуск на должность;
  • ознакомление с локальными правовыми актами;
  • предоставление отпуска, больничного листа;
  • направление в командировку, обучение.

При этом переписку придется хранить столько же (от 5 до 75 лет), сколько на бумаге. Предполагается, что эта мера упростит весь процесс и кадровый учет.

Законодательная база

В государственном управлении отношения между государственным служащим и представителем работодателя подлежат законодательному и нормативному регулированию. Управление человеческими ресурсами основывается на конституционных нормах, федеральных законах, законах субъектов Российской Федерации и положениях, регулирующих трудовые отношения и устанавливающих порядок работы с документацией.

Список основных законов для госслужащих:

  1. Конституция РФ от 12.12.1993 г.;
  2. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 (ред. 02.05.2018г.);
  3. Федеральный закон № 58-ФЗ от 27 мая 2003 г. «О системе государственной службы Российской Федерации»;
  4. Федеральный закон № 79-ФЗ от 27 июля 2004 г. «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
  5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. 152-ФЗ «О персональных данных».

С чего начать аудит локальных актов компании

Во-первых, вам необходимо проверить наличие всех необходимых документов и составить их список. Если у компании нет даже обязательных локальных актов, их нужно предварительно разработать.
Во-вторых, важно обратить внимание на правильность оформления документов с точки зрения делопроизводства и соблюдения действующего законодательства. В-третьих, необходимо проверить соблюдение порядка принятия локального акта. Так, если в компании есть профсоюзная организация, в документе должна быть отметка о соглашении (с учетом заключения) с профсоюзом (ст. 372 ТК РФ). В-четвертых, необходимо выяснить, какие документы отсутствуют. Определить такие акты очень просто, если предварительно составить и утвердить заказом перечень обязательных документов для конкретной организации. Проверке подлежат не только положения, инструкции и приказы, но и все документы, касающиеся кадрового учета и управления персоналом. Оценивается наличие и соблюдение законодательством трудовых договоров, правильность ведения личных дел сотрудников, составление трудовых книжек и вкладышей в них, оформление приказов по персоналу и так далее. Не пытайтесь сразу охватить весь объем работы. Вам нужно расставить приоритеты и принять меры. Для удобства рекомендуется сгруппировать стандартные документы в электронные и бумажные папки.

Перечень нормативных актов, на которых строится кадровая работа

Сфера действия

Название нормативного акта

Общие вопросы трудового права

Основные правила и принципы взаимоотношений работника и работодателя, порядок оформления кадровых процедур, предоставления гарантий, компенсаций, в том числе отдельным категориям работников

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. 197-ФЗ (далее — Трудовой кодекс Российской Федерации)

Управление человеческими ресурсами

Порядок оформления кадровых документов (приказы №402-ФЗ «Бухгалтерский учет» по кадрам, кадровое расписание, график отпусков и др.)

Статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г.

Единые формы первичной бухгалтерской документации по учету труда и оплаты труда, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. 1 (если работодатель продолжает использовать их в соответствии с местным законодательством)

ГОСТ Р 6.30-2003 «Единая система организационно-распорядительной документации. Требования к документации », утвержденная Постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 г. № 65-ст

Правила ведения, хранения и учета трудовых книжек

Правила хранения и архивирования трудовых книжек, создания форм трудовых книжек и их предоставления работодателям, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. 225

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная приказом Минтруда России от 10 октября 2003 г. 69

Создание архива в организации в соответствии с правилами учета, хранения, комплектования и использования архивных документов

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации

Перечень нормативных распорядительных архивных документов, формируемых в ходе деятельности государственных органов, субъектов и организаций местного самоуправления, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом России от 28 декабря 2011 г. 558 от 25 августа 2010 г

Отпуск по болезни

Порядок заполнения листа временной нетрудоспособности, оформления отпуска

Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и по беременности и родам»

Приказ Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. 347н «Утверждение листка нетрудоспособности»

Персональные данные

Работа с персональными данными сотрудников организации

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. 152-ФЗ «О персональных данных»

Военный учет

Ведение воинского учета в организациях, права и обязанности руководителей и ответственных лиц в области военного учета

Федеральный закон от 28 марта 1998 г. 53-ФЗ «О военной и военной службе»

Положение о военном учете, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. 719

Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генеральным штабом Вооруженных Сил Российской Федерации 11 апреля 2008 г.

Взаимодействие с ПФР

Способ и размер начисления страховых взносов в Пенсионный фонд по обязательному пенсионному страхованию работников

Федеральный закон от 15 декабря 2001 г. 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»

Взаимодействие с ФМС России

Порядок получения разрешения на работу, регламент работы с иностранными сотрудниками

Федеральный закон от 25 июля 2002 г. 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»

Федеральный закон от 18 июля 2006 г. 109-ФЗ «О регистрации миграции иностранных граждан и граждан без гражданства в Российской Федерации»

Приказ ФМС России от 28 июня 2010 г. 147 Порядок и сроки исполнения административных регламентов, утвержденных Приказом Федеральной миграционной службы МВД России № 338, ФМС России № 97 от 30 апреля 2009 г.

Проверяет

Порядок проведения проверок государственными и муниципальными органами

Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

Локальные акты могут называться по-разному: положения, инструкции, правила, положения и т.д. Главное, чтобы нормы этих актов не противоречили действующему трудовому законодательству и не ухудшали положение работников. Кроме того, важно соблюдать порядок их принятия (части вторая, третья статьи 8 ТК РФ). В противном случае такие документы не подлежат применению (часть четвертая статьи 8 ТК РФ). Изменения в локальный нормативный акт вносятся в том же порядке, в котором он был утвержден. Лучше доверить разработку локальных актов не сотруднику, а рабочей группе. Состав группы и ее полномочия должны быть зафиксированы по порядку (пример на странице 64). Работникам необходимо ознакомиться с документом под роспись (пункт 10 части второй статьи 22 ТК РФ).

Документы

Часто формы и формы документов, принимаемых для зачисления на государственную службу, предоставляются нуждающемуся подразделению вышестоящими руководящими органами.

Перечень кадровой документации, необходимой для наличия:

  • внутренние местные правила;
  • штатный стол;
  • служебный договор (трудовой договор);
  • приказы по персоналу: прием, перевод, увольнение;
  • постановления о предоставлении ежегодного отпуска и дополнительного отпуска;
  • праздничная программа;
  • бухгалтерская книга движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • личная карточка сотрудника;
  • договор о материальной ответственности;
  • реестры заказов;
  • графики смен;
  • посещаемости лист.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2020 — скачать или разработать самостоятельно?

Инструкции по ведению кадрового учета не утверждены законом, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется соблюдать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденный приказом Россстандарта от 17.10.2013. Нет. 1185-е и вступило в силу с 01.03.2014.

READ  Назначение, главные задачи и элементы современного маркетинга

Единого шаблона инструкций по кадровым учетам и делопроизводству нет, но есть кадровые регистры с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового процесса и учета на предприятии. Благодаря такому пошаговому плану легко определить последовательность действий и сориентироваться в объеме работы.

Мы рекомендуем вам ознакомиться с приведенными ниже подробными инструкциями, которые помогут вам организовать свой кадровый учет с нуля. В дальнейшем на основе изученного материала вы сможете разработать свой план действий и следовать ему.

Регламентация

Специалисты в области права рекомендуют использовать Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, несмотря на то, что документ утратил юридическую силу, отражает основные требования к формам документов, составу деталей и их оформлению.

Помимо правил оформления документов, инструкция содержит информацию о порядке хранения.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать заказы? Хорошие новости: никаких юридических обязательств, руководствуйтесь здравым смыслом.

Есть несколько вопросов-предложений, ответив на которые, вы можете создать свою собственную логику нумерации заказов.

  • Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, более пятидесяти?
  • Какая текучесть кадров?
  • Как часто нужно менять условия работы (переводить сотрудников с одной должности на другую, привлекать к работе в выходные и т.д.)?

Если вы видите, что объем заказов будет небольшим, вы можете выполнить непрерывную нумерацию с добавлением буквы «K» (ежегодно, начиная с № 01-K), чтобы отделить их от заказов по основному виду деятельности. Если заказов много, опытные кадровики рекомендуют разделять и маркировать разные типы заказов буквенными обозначениями в зависимости от их тематики.

Чтобы не запутаться и держать документацию в порядке, также желательно вести реестр заказов.

Кто ответственен за ведение кадрового документооборота в организации с нуля

По закону не существует единого органа, который брал бы на себя полную ответственность. Фактически, обязанности возлагаются на человека или отдел, в зависимости от размера фирмы. Начнем с примера более скромного случая: IP. В этом случае обычно сам менеджер проводит отбор на месте, наблюдает за каждым работником и, когда приходит время или обстоятельства, рассчитывает его. Иногда эту задачу можно поручить помощнику.

А остальные варианты более типичны для крупных организаций, от ООО и не только. В них, пожалуй, ответственность делится на:

  • подразделение — отдел кадров или для самостоятельного сотрудника, кадровик;
  • одинокий рабочий по другой специальности. Следовательно, это может быть дополнительная нагрузка (соответственно оплачиваемая), например, для бухгалтера или юриста;
  • сторонняя аутсорсинговая компания. Есть организации, которые предоставляют временные услуги. Вы можете подписать с ними договор, по которому они будут удаленно поддерживать производство персонала и, при необходимости, приедут. Но стоит учесть, что есть задачи, которые посторонний человек выполнять не имеет права. Например, это составление и ведение трудовых книжек.

Компания «Бизнес-результат групп» предлагает услугу по поиску оптимального решения для управления персоналом. Проверяется вся система, найдены наиболее эффективные способы управления.

Какие локальные акты должны быть в организации

Помимо актов федерального уровня, деятельность кадровой службы любой компании регулируется локальными нормативными документами (статья 8 ТК РФ). В законе нет перечня локальных актов о кадровых реестрах, которые обязательно должны быть в той или иной организации. Однако некоторые из них упоминаются в Трудовом кодексе, что делает их обязательными. Это: — правила внутреннего трудового распорядка (абзац 3 части второй статьи 21, абзац 5 части первой статьи 22 ТК РФ); — штатное расписание (п. 3 ст. 15, часть вторая ст. 57 ТК РФ, п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1, п. 11 письма Роструда 4414- 6 от 31 октября 2007 г.); — график отпусков (статья 123 ТК РФ). Кроме того, в законе прямо прописана обязанность работодателя по составлению локальных актов об оплате труда (часть вторая статьи 135 ТК РФ), обработке персональных данных сотрудников (статья 87 ГК РФ). Трудового кодекса Российской Федерации) и утверждение инструкции по охране труда (пункт 23 ч ст. 212 Трудового кодекса Российской Федерации). При необходимости на предприятии должны быть акты, устанавливающие перечень работников с нерегулярным рабочим днем ​​(ст. 101 ТК РФ), порядок увольнения работников дополнительного профессионального образования (часть вторая ст. 196 Трудового кодекса Российской Федерации). Российская Федерация). Каждая компания самостоятельно определяет конкретный перечень локальных нормативных документов (схема на стр. 63). Перечень действий, представленный на схеме, не является исчерпывающим. Специфика организации может предполагать наличие других локальных документов. Как правило, перечень актов утверждается постановлением (пример на стр. 62). Соответствующие документы

Документ

Я тебе помогу

Трудовой кодекс РФ

Прием на работу, заполнение трудовых книжек, перевод на другую работу, увольнение, оформление всех обязательных кадровых документов. А также организовать отпуск, командировку, перевести подработку на основное место работы и вернуться, отправить в декретный отпуск, отстранить от работы

КоАП РФ

Избегайте штрафов за нарушение трудового законодательства

Кадровое делопроизводство в 2020 году

ВАЖНО ГОСТ Р 6.30-2003, согласно которому ранее составлялась документация, прекратил действие с 1 июля 2020 года. Его заменил ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов в области информации, библиотечного и издательского дела. Организационные и административная документация. Требования к оформлению документов. «Теперь для печати документов разрешено использовать двустороннюю печать (давайте спасем леса!). Есть и другие изменения.

Штатное расписание и отпуска

Штатное расписание, включая штатное расписание, составляют организационно-распорядительные документы, отражающие структуру, штат и численность, перечень профессий и должностей с указанием ставок (окладов), а также любых надбавок.

Госкомстатом России разработана и утверждена единая форма документа, применимая ко всем организациям. При этом использование этой формы носит чисто рекомендательный характер. Для некоторых бюджетных организаций порядок согласования и утверждения штатного расписания регулируется ведомственными положениями.

Статья 46 Федерального закона от 28.07.2012 г. 79-ФЗ определяет порядок предоставления отпуска на государственной службе. Установлено, что отпуск государственных служащих состоит из ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 30 календарных дней и дополнительного оплачиваемого отпуска, в том числе по выслуге лет.

Отпуск предоставляется ежегодно в соответствии с порядком, установленным программой отпуска. Утверждение графика отпусков производится представителем работодателя не позднее, чем за две недели до начала нового года. При составлении программы вы можете использовать единую форму No. Т-7 или разработайте самостоятельно.

Как ведется учет

Как правило, кадровый учет ведется с помощью специализированного программного обеспечения. Весь цикл управления человеческими ресурсами в сфере государственных услуг принадлежит ПП «Парус — Гослужба».

Ответственность за отсутствие

Руководствуясь статьей 22 Трудового кодекса, работодатели обязаны соблюдать трудовое законодательство и другие нормативные акты, содержащие нормы трудового законодательства. Случаи отсутствия обязательной документации персонала, установленной трудовым законодательством, или несоблюдения требований по ее содержанию, относятся к нарушению закона и влекут за собой привлечение к административной ответственности (часть первая, ст. Российской Федерации).

Штраф за нарушение трудового законодательства:

  • должностные лица — предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей;
  • индивидуальные предприниматели — штраф от 1000 до 5000 рублей;
  • организации: штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Несмотря на то, что задачи кадровых служб универсальны, специфика государственной службы отражается в потоке кадровых документов. Для качественного выполнения работ по формированию документации специалистам по кадрам потребуется тщательная проработка соблюдения действующего законодательства.

Источники

  • https://assistentus.ru/vedenie-biznesa/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya/
  • https://iskhouse.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulja-poshagovye-instrukcii/
  • https://business-result.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo-poshagovaya-instruktsiya-s-chego-nachat-dokumentooborot/
  • https://bdorus.ru/press/publications/kak-bistro-naladit-kadrovii-uchet/
  • https://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/kadrovoe_deloproizvodstvo_s_nulya_poshagovye_instrukcii/
  • https://clubtk.ru/forms/deloproizvodstvo/kadrovoye-deloproizvodstvo-s-nulya—poshagovyye-instruktsii-2017





Поделиться с друзьями
Оцените автора
( Пока оценок нет )
Компас блогера
Adblock
detector